Aðalfundatíð.
Nú stendur yfir tími aðalfunda í húsfélögum sem halda ber einu sinni á ári fyrir lok apríl. Þar eru teknar ákvarðanir um hagsmuni og þýðingarmikil mál sem hafa í för með sér miklar skuldbindingar og fjárútlát. Það er forsenda fyrir lögmæti ákvörðunar og greiðsluskyldu eigenda að hún hafi verið tekin á fundi sem er löglega boðaður og haldinn. Húsfundur getur yfirleitt afgreitt mál með bindandi hætti án tillits til þess hversu margir sækja fund og yfirleitt dugir einfaldur meirihluti mættra fundarmanna til ákvarðana. Húsfundur hefur mikið vald og getur tekið mjög afdrifaríkar og íþyngjandi ákvarðanir sem binda eigendur og þess vegna eru í lögum gerðar ríkar kröfur til húsfunda.
Húsfundir: Aðalfundir og almennir fundir.
Húsfundir eru tvenns konar. Annars vegar aðalfundir og hins vegar almennir fundir. Í grundvallaratriðum gilda sömu reglur um aðalfundi og aðra húsfundi. Munurinn er sá að aðalfund skal halda á tilteknum árstíma og hann hefur ákveðin lögboðin verkefni, þ.e. fer yfir og metur unnin störf, kýs menn til trúnaðarstarfa og leggur línur inn í framtíðina, fjallar um fjármál, reikninga og húsgjöld. Það er megineinkenni aðalfundar að dagskrá hans er í aðalatriðum ákveðin í fjöleignarhúsalögunum. Hann fjallar vel að merkja einnig um framkvæmdir og önnur sameiginleg mál. Þegar lögboðnum málum sleppir er aðalfundur ekkert merkilegri og rétthærri en aðrir húsfundir. Á aðalfundum eru gjarnan teknar ákvarðanir um þýðingarmikil mál og dýrar framkvæmdir. Það er því mikilvægt að ekki leiki vafi um lögmæti fundar og ákvörðunar.
Rafræn samskipti og rafrænir húsfundir
Þann 7. júlí 2021 voru gerðar nauðsynlegar uppfærslur á lögum um fjöleignarhús með tilliti til tækniframfara í rafrænum samskiptum og breyttra aðstæðna í þjóðfélaginu vegna kórónuveirufaraldursins. Meginefni lagabreytingarinnar er að eigendum fjöleignarhúsa er nú heimilt að halda rafræna húsfundi og nota rafræn skjöl og tölvupósta í samskiptum milli stjórnar og félagsmanna. Stjórn húsfélags getur ákvarðað að húsfundur skuli vera rafrænn að einhverju leyti eða öllu, þó þannig að tryggt sé að eigendur og aðrir hlutaðeigandi geti tekið fullan þátt í fundarstörfum. Skal stjórnin kunngera ákvörðun sína með góðum fyrirvara og í síðasta lagi með fundarboðinu. Tæknibúnaðurinn skal m.a. gera það kleift að staðfesta með öruggum hætti hvaða félagsmenn sækja fundinn, hver tekur til máls, hvaða tillögu- og atkvæðisrétt þeir hafa auk niðurstöðu atkvæðagreiðslna. Að öðru leyti eru gerðar jafn strangar kröfur til fundarboðs og dagskrá, ritun fundargerðar og ákvarðanatöku þegar haldnir eru rafrænir húsfundir og hefðbundnir húsfundir. Félagsmönnum er heimilt að skjóta öllum ákvörðunum stjórnar um rafræna fundi og rafræn samskipti til húsfundar án þess að slíks sé getið í fundarboði.
Fundarboð. Dagskrá og tillögur.
Aðalfund skal boða skriflega og/eða rafrænt með sannanlegum hætti með minnst 8 daga fyrirvara. Almennir fundir eru haldnir eftir þörfum og skal boða þá með minnst 4 daga fyrirvara. Í báðum tilvikum er 20 daga hámark á boðunarfresti. Nauðsynlegt er að vanda til fundarboðs og tilgreina glögglega fundartíma og fundarstað og meginefni tillagna. Sé tillaga ekki sett fram eða reifuð í fundarboði er almennt óheimilt að bera hana undir atkvæði. Ef eigandi er ekki boðaður á fund eða vikið er frá fyrirmælum fjöleignarhúsalaga um boðun og framkvæmd fundar, þá getur hann vefengt fundinn eða lögmæti ákvörðunar, neitað að greiða kostnaði vegna hennar og krafist þess að framkvæmd verði stöðvuð.
Skyldur og ábyrgð stjórnar.
Stjórn skal að undirbúa aðalfund af kostgæfni, bæði fundarboðið, tillögur, skiplag, umgjörð og stjórn fundarins þannig að hann verði markviss, málefnalegur og árangursríkur. Stjórn ber ábyrgð á því að undirbúningur hans sé fullnægjandi og fundarboðun sé lögleg. Dagskráin verður að vera skýr og tæmandi og alls ekki óljós og villandi. Stjórn húsfélags ber sönnunarbyrðina fyrir því að fundur hafi verðið löglega boðaður og haldinn. Mörg dæmi eru um húsfélög og stjórnarmenn, sem hafa orðið fyrir skakkaföllum vegna mistaka við undirbúning og framkvæmd húsfunda.
Aðferðir við boðun.
Nauðsynlegt er að vanda fundarboð, bæði efni þess og boðun. Einkum þegar taka á ákvarðanir um umdeild mál og dýrar framkvæmdir. Það fer eftir atvikum og aðstæðum og jafnvel venjum hvað telst fullnægjandi fundarboðun. Stundum er nægilegt að hengja fundarboð upp í sameign og láta í póstkassa eða senda í tölvupósti. Í öðrum tilvikum er rétt afhenda eigendum fundarboð i votta viðurvist. Í enn öðrum tilvikum er tryggast að senda það í ábyrgðarbréfi eða símskeyti eða birta það með stefnuvottum. Allt snýst þetta um sönnun ef á reynir. Þegar eigandi hvorki býr né starfar í húsinu ber honum að tilkynna stjórn um heimilisfang sem senda skal fundaboð til. Stjórn er almennt óskylt að hafa upp á eigendum sem ekki hafa hirt um það. Það fer þó eftir atvikum. Varði fundarefni viðkomandi eiganda sérstaklega þá getur til fyllsta öryggis verið þörf á að tryggja að hann fái fundarboð.
Stund og staður.
Stjórnin skal boða húsfundi með tryggum hætti og velja þeim viðeigandi tíma og umgjörð. Ekki eru í lögum skráðar reglur um fundartíma og fundarstað. En það leiðir af almennum reglum að halda ber fundi á þeim tíma og stað sem hentar sem best öllum eða flestum eigendum. Það er ekkert sem bannar beinlínis að fundir séu haldnir á stórhátíðum og á nóttunni en svoleiðis gera menn bara ekki. Sé fundartími fáránlegur og afbrigðilegur þá búa annarlegar hvatir að baki. Sama er að segja um fundastaðinn, bæði aðstöðuna og staðsetninguna. Fundarstaðurinn verður að henta sem flestum og má vel hugsa sér að hann sé svo út í hött að ekki sé hægt að ætlast til að eigendur mæti. Verður því að telja út frá eðli máls að afbrigðilegur fundartími, fundarstaður og slæm aðstaða geti valdið ólögmæti húsfundar.
Boðleg fundaraðstaða.
Það er t.d. mjög mikilvægt að húsnæði fundar sé hæft til fundar þannig að hann geti þjónað tilgangi sínum. Ef húsfundur er haldinn með rafrænum hætti ber stjórn húsfélags að sjá til þess að fundurinn geti farið fram á öruggan hátt. Þannig skulu tæki sem notuð eru vera þannig úr garði gerð að tryggt sé að lagaskilyrði séu uppfyllt. Yfirleitt er betra að halda húsfundi annars staðar en í viðkomandi húsi. Fundir á hlutlausu svæði með fullnægjandi fundaraðstöðu eru líklegri til að lukkast betur en hinir. Það er ekki boðlegt að halda stóra fundi í sameign húsa, í stigagangi, þvottahúsi eða geymslum, við bágar fundaraðstæður. Það rýrir virðingu fundarins og eyðileggur fundarformið. Sama má segja um fundi í íbúðum. Þeir fá ávalt á sig óformlegan blæ og verða yfirleitt langir, ómarkvissir og ómálefnalegir.
Fundarsókn og réttur til setu.
Aðalfundir eru almennt bærir til að afgreiða mál án tillits til fundarsóknar. Rétt til að sækja aðalfund hafa í fyrsta lagi eigendur, makar þeirra og sambúðarfólk. Ekki hvílir bein skylda á eigendum að mæta á fundi en fjarvera getur haft afdrifaríkar afleiðingar, því ákvarðanir fundar eru almennt bindandi fyrir hann hvort sem hann mætir eða mætir ekki. Það er meginregla að málum er ráðið til lykta með einföldum meirihluta og er þá atkvæði hvers félagsmanns miðað við hlutfallstölu eignar hans. Stjórnarmenn, framkvæmdastjóri og húsvörður, eru almennt skyldir til að mæta á aðalfund. Endurskoðanda er rétt að mæta á fund og gefa skýringar. Eigendum er heimilt að hafa með sér ráðgjafa sem hefur eðlilegt málfrelsi samkvæmt ákvörðun fundar eða fundarstjóra en hann hefur hvorki tillögu né atkvæðisrétt.
Umboð. Eigendaskipti. Leigjendur.
Heimilt er að veita lögráða manni umboð til að mæta á húsfundi og greiða þar atkvæði. Umboðið verður að vera skriflegt og dagsett. Það getur gilt fyrir einn fund eða fleiri og það getur verið takmarkað eða ótakmarkað. Ekki eru neinar takmarkanir á því hversu mörg umboð sami umboðsmaður má hafa. Sé eign seld fer þinglýstur eigandi með atkvæðisrétt á húsfundi en ef kaupandi mætir og sannar rétt sinn, t.d, með kaupsamningi, öðlast hann rétt til fundarsetu og atkvæðisrétturinn er hans. Aðalfundurinn getur með heimilað leigjendum í húsinu að sitja fundinn og hafa þar málfrelsi í málum sem þá varða, en hvorki tillögu og atkvæðisrétt.
Fundarstjóri.
Mikilvægt er að húsfundi sé stýrt af kunnáttu og röggsemi og af fundarstjóra sem kann og veit sínu viti í fundarsköpum og málefnum fjöleignarhúsa. Yfirleitt er fundum stjórnað af formanni húsfélagsins. Stjórn er þó heimilt að fá utanaðkomandi fundarstjóra og ráðgjöf og aðstoð sérfræðinga við aðalfundi (undirbúning, boðun, fundarstjórn og fundargerð). Í mörgum tilvikum er það nauðsynlegt til að rjúfa sjálfheldu vegna deilna í húsfélaginu. Einatt er formaður deiluaðili eða blandast í mál með þeim hætti að brigður verða bornar á fundarstjórn hana. Er affararsælast að sá kaleikur sé frá honum tekinn.
Lögmæti fundar. Fundarstjórn.
Fundarstjóri er æðsti maður fundarins og tekur af skarið um vafatilvik. Hann á að gæta fyllsta hlutleysis. Meginhlutverk hans er að sjá um að fundur fari rétt fram og að mál hljóti afgreiðslu í samræmi við vilja meiri hlutans en án þess að skoðanir minnihlutans séu fótum troðnar. Hlutverk hans er mjög víðtækt og vald hans er mikið og það er mikið undir honum komið hvernig fundurinn tekst. Það er fyrsta verk fundarstjóra að ganga úr skugga um lögmæti fundarins og hvort hann sé löglega boðaður og ákvörðunarbær- og fær. Hann kannar rétt eigenda, t.d. við kosningu og atkvæðagreiðslu og staðreynir umboð. Hann verður að halda nafna- og mætingarskrá og hafa handbæra eignaskiptayfirlýsingu þar sem hlutfallstölur koma fram. Honum ber að framfylgja dagskrá fundarins og sjá til þess að henni sé fylgt. Hann heldur mælendaskrá og stjórnar umræðum.
Málefnalegar umræður. Fundarfriður.
Stundvísi er dyggð og mikilvægt er að fundarstjóri byrji fund á tilsettum tíma og tilkynni fyrirfram tímalengd hans. Hann á að halda fundarmönnum við efnið og gæta þess að umræður fari ekki út um víðan völl. Fundarstjóra ber að ýta undir umræður og sjá um að öll sjónarmið komi fram og verja rétt minnihlutans. Í umræðum er brýnt að menn séu gagnorðir og málefnalegir og setji fram skoðanir sínar og rökstyðji þær skilmerkilega þannig að aðalatriðin séu skýr en fundartíma sé ekki sólundað í aukaatriði. Það er mikilvægt að á húsfundum ríki góður andi og góð fundarregla. Það er frumforsenda árangursríkra, málefnalegra og markvissra fundarstarfa að friður sé á fundi og menn fái gott hljóð og færi á að koma málflutningi sínum til skila. Sífellt gjamm og kliður og vapp fundarmanna getur hæglega eyðilegt fund og gert hann óstafhæfan. Fundarstjóra ber að áminna fundarmenn sem blanda óskyldum málum inn í umræður og taka af þeim orðið ef áminningu er ekki sinnt. Hann heldur uppi reglu og hann getur frestað fundi og jafnvel slitið honum ef ekki vill betur.
Atkvæðagreiðslur og kosningar.
Í fyrsta lagi geta þær verið munnlegar og opinberar með handauppréttingu eða nafnakalli. Í öðru lagi getur atkvæðagreiðsla verið leynileg og þá jafnframt skrifleg. Almennt er talið að leynilegar kosningar séu mikilvægur réttur vegna þess að þá séu menn frjálsari og síður undir þrýstingi. Þess vegna er það meginregla í félögum að skylt sé að verða við kröfu um leynilega kosningu. Á húsfundum gengur þetta ekki allskostar upp vegna séreðlis húsfélaga. Atkvæði eiganda miðast að meginstefnu til við eignarhlutdeild hans og þegar eignir eru misstórar og hafa misháa hlutfallstölu er torvelt að koma við fullkomlega leynilegri atkvæðagreiðslu eða kosningu á húsfundum.
Fundargerð.
Undir umsjá og á ábyrgð fundarstjóra skal rita fundargerð um meginatriði þeirra mála sem tekin eru fyrir og allar ákvarðanir sem teknar eru og hvernig atkvæði hafa fallið. Fundargerðin skal lesin upp í lok fundar, hún leiðrétt og athugasemdir skráðar. Fundargerð er heimild og sönnun um fund og það sem á honum gerðist. Hún verður að vera traust, færð af fullkomnu hlutleysi. Fundargerð er skýrsla um ályktanir og ákvarðanir húsfundar og verður að vera áreiðanleg og nægilega nákvæm án þess þó að aðalatriði séu kaffærð í smáatriðum og sparðatíningi. Það er ekki þörf á að bóka orðrétt málflutning eða vaðal sem fer út og suður. Hún skal undirrituð af fundarstjóra og a.m.k. einum fundarmanna sem fundurinn hefur kosið til þess, sem yfirleitt er ritari fundarins. Fundargerðir húsfunda eiga að vera aðgengilegar fyrir eigendur sem eiga rétt á að fá ljósrit af þeim.
Fari húsfundur fram rafrænt er fundastjóra og ritara heimilt að ganga endanlega frá og staðfesta fundargerð að afloknum fundi. Skal það gert svo fljótt sem kostur er.
Stjórn. Kjör. Þóknun.
Á aðalfundi er stjórn húsfélags kjörin. Það er fortakslaust þegar íbúðir eru fleiri en 6 og er stjórn að jafnaði skipuð þremur. Ekki er skylt að hafa sérstaka stjórn í minni húsum en þá heimilt er að fela einum eiganda verkefni stjórnar. Kjörgengir til stjórnar eru eigendur, makar þeirra eða sambúðarfólk og nánir ættingjar. Lögræði er skilyrði en viðkomandi þarf ekki að búa eða starfa í húsinu. Skylt er að taka kjöri en engin sérstök þvingunarúrræði eru tiltæki. Gildar ástæður verið fyrir synjun að taka kjöri en endurtekin undanfærsla þannig að stjórnastörfin mæði á þeim sömu í áravís er út af fyrir sig brot. Það er meginregla að stjórnarstörf eru ólaunuð. Þau bera blæ af þegnskyldu sem eigendum er almennt skylt að axla án sérstakrar þóknunar. Það er hins vegar óþolandi og óréttlátt þegar stjórnarstörf mæða árum saman á þeim sömu meðan aðrir koma sér hjá stjórnarsetu. Þá er sanngjarnt, eðlilegt og löglegt að jafna metin með launum eða þóknun til stjórnar. Taka verður ákvörðun um það á húsfundi.
Húsfundaþjónusta. Friður, öryggi og festa.
Húseigendafélagið býður upp á þrautreynda og vandaða húsfundaþjónustu. Sérfróðir lögfræðingar aðstoða við undirbúning funda, fundaboð, tillögur o.fl. Fundarstjóri er lögfræðingur sem hefur sérþekkingu á fundastjórn og fjöleignarhúsamálum. Ritun fundargerðar er í höndum lögfræðinga og laganema. Fundur sem er vel undirbúinn og stýrt af kunnáttu og fagmennsku verður alltaf markvissari, málefnalegri og árangursríkari en ella. Með því að nota þjónustuna geta húsfélög, stjórnarmenn þeirra, eigendur og viðsemjendur, t.d bankar og verktakar, treyst því, að lögmæti funda og að ákvarðanir séu teknar með réttum hætti. Þessi þjónusta tryggir frið, öryggi og festu í húsfélaginu og í samskiptum eigenda innbyrðis og gagnvart viðsemjendum.
