Húsfundaþjónusta

Húseigendafélagið veitir húsfélögum ráðgjöf og aðstoð við húsfundi. Tekin er sanngjörn þóknun fyrir þjónustuna, sem miðast við hóflegt tímagjald. Um er að ræða alhliða húsfundarþjónustu. Húsfélög þurfa að vera í Húseigendafélaginu til að fá þessa þjónustu eða tillaga um félagsaðild sé á dagskrá fundarins. Þjónustan tryggir lögmæta fundi og að rétt sé staðið að töku ákvarðana en á því vill oft verða misbrestur með afdrifaríkum afleiðingum.

Hvað er innifalið í þjónustunni:

• Undirbúningsfundur við lögfræðing.
• Aðstoð við gerð fundarboðs og fundarboðun.
• Lögfræðingur með sérþekkingu annast fundarstjórn.
• Lögfræðingur eða laganemi annast fundarritun.
• Aðstoð við að finna fundarhúsnæði enda brýnt að húsnæði sé viðunandi og henti til funda.
• Frágangur fundargerðar.

Hvernig virkar ferlið?

Þegar húsfundaþjónustan er pöntuð er byrjað á því að bóka viðkomandi í undirbúningsfund hjá lögfræðingi félagsins á innra svæði heimasíðunnar.
Á undirbúningsfundinum er meðal annars farið yfir hvort um sé að ræða aðalfund eða almennan húsfund, hvaða málefni verða á dagskrá á fundarboði, tillögur útfærðar, almenn lögfræðileg ráðgjöf um málefni fundarins, fundartími og fundarstaður ákveðinn og aðstoð við gagnaöflun og boðun fundarins.
Þegar húsfundarþjónustan er pöntuð af hálfu stjórn húsfélags er æskilegt að ekki fleiri en þrír stjórnarmeðlimir mæti á undirbúningsfundinn.

Gjaldskrá:

Þóknun fyrir þjónustuna miðast við hóflegt tímagjald. Grunngjald fyrir húsfundaþjónustu Húseigendafélagsins er a.m.k. 109.400 kr. Innifalið í gjaldinu er undirbúningur fundar (undirbúningsfundur, gerð fundarboðs og frágangur) (verð 40.300 kr.), fundarstjórn lögfræðings (verð 42.400 kr.) og fundarritun (verð 26.700 kr.). Framangreint verð er miðað við að húsfélagið sé í Húseigendafélaginu eða samþykki tillögu um inngöngu í félagið á fundinum sjálfum. Húsfélög sem ekki eru félagsmenn og ganga ekki í félagið eftir fundinn greiða allt að tvöfalt verð.

Sundurliðun gjaldskrá húsfundaþjónustu

Miðað er við að undirbúningsfundur taki ekki lengri tíma en 30 mín og að undirbúningur fundarins í heild taki ekki lengri tíma en 1,5 klukkustund. Ef undirbúningur fundarins tekur lengri tíma áskilur Húseigendafélagið sér rétt til þess að hækka verðið fyrir hann, sbr. gjaldskrá félagsins.

Verð fyrir fundarstjórn og fundarritun miðast við að húsfundurinn sé ekki lengri en tvær klukkustundir og tekur fundarstjórnin mið af því. Takist ekki að ljúka fundinum innan þess tíma er innheimt tímagjald eftir tveggja klukkustunda markið. Á hið sama við um vinnu og skil fundargerðar þegar fundi er lokið.

Sé húsfundurinn haldinn utan höfuðborgarsvæðisins er tekið gjald fyrir akstur fundarstjóra og ritara á fundinn og til baka. Upplýsingar um fjárhæðir má nálgast á skrifstofu félagsins.

Það er skilyrði af hálfu Húseigendafélagsins að valið sé hentugt húsnæði undir húsfundinn. Almennt kemur ekki til greina að halda húsfundi inn í íbúðum einstakra eigenda. Húseigendafélagið getur veitt leiðbeiningar um heppilega fundaraðstöðu á hagstæðu verði. Sjái fundarboðandi sjálfur um að útvega húsnæði ber hann ábyrgð á því að húsnæðið sé tilbúð til notkunar þegar fundurinn hefst. Gæta þarf að því að sæti séu nægilega mörg, að fundarstjóri og fundarritari hafi borð, stóla og aðgang að rafmagni og að aðstæður séu viðunandi að öðru leyti. 

Nánar um húsfundaþjónustuna:

Þeim húsfélögum sem vilja hafa allt á hreinu í þessu efni og leita aðstoðar Húseigendafélagsins fer fjölgandi með hverju árinu. Þrátt fyrir það fjölgar líka stöðugt málum þar sem vandræði og deilur hafa risið og rekja má til mistaka við ákvarðanatöku og fundahöld. Þótt það virðist ekki vera mikið vandaverk að halda húsfundi, sem standast lagakröfur og eru bærir til að taka lögmætar ákvarðanir, þá reynist það oft þrautin þyngri.

Húseigendafélagið hefur á undanförnum árum veitt húsfélögum ráðgjöf og aðstoð við húsfundi.

En til að stuðla ennfremur að öryggi, húsfriði og traustum húsfundum býður Húseigendafélagið húsfélögum einnig upp á Húsfundaþjónustu. Þjónustan felst í því að aðstoða stjórnir húsfélaga við undirbúning funda, fundaboð, dagskrá, tillögur o.fl. Þá felur þjónustan í sér fundarstjórn og ritun fundargerðar.
Frá Húseigendafélaginu koma að hverjum fundi fundarstjóri og fundarritari.

Fundarstjóri er lögfræðingur, sem hefur þekkingu, þjálfun og reynslu í fundahöldum ásamt sérþekkingu á sviði fjöleignarhúsamála. Lögfræðingar Húseigendafélagsins, sem eru sérfróðir í málefnum fjöleignarhúsa, koma einnig að þjónustunni og eru ráðgefandi um öll atriði hennar.

Með því að nýta sér húsfundaþjónustuna mega húsfélög, eigendur og viðsemjendur húsfélaga treysta því, að húsfundur sé lögmætur og ákvarðanir hans séu teknar með réttum hætti og að fundarefnin hljóti afgreiðslu í samræmi við lög og fundarsköp. Þá má einnig fullyrða að fundur, sem þannig er undirbúinn og stjórnað verði að öllu leyti betri fundur, málefnalegri, markvissari og árangursríkari.

Fyrir þjónustuna er tekin mjög sanngjörn þóknun, sem miðast við hóflegt tímagjald og þann tíma, sem í verkið fer. Hér er boðin fram sérþekking, kunnátta og reynsla og er gjaldið fyrir þjónustuna lágt í ljósi þess og einnig þegar haft er í huga að hún fyrirbyggir deilur og fjártjón. Það er því mikið hagsmunamál fyrir alla eigendur að húsfundir séu rétt haldnir þannig að ákvarðanir þeirra verði ekki vefengdar síðar með þeim leiðindum og fjárhagslegu skakkaföllum sem því fylgir. Það getur því sannarlega orðið húsfélagi mjög dýrkeypt að spara sér ráðgjöf og aðstoð við húsfundi.