Þann 10. júní sl. var frumvarp um breytingu á lögum um fjöleignarhús er varða rafræna húsfundi og fjölbreytt húsnæði samþykkt. Umrætt frumvarp er í alla staði mjög góð og vönduð smíð og tekur á mikilvægum atriðum. Náið samráð var haft við Húseigendafélagið við samningu þess og er félagið þakklátt fyrir það og mjög sátt við útkomuna.
Undanfarna mánuði hefur verið torvellt að halda húsfundi af ástæðum sem öllum eru kunnar. Það er sérlega bagalegt vegna ákvarðana um viðhaldsframkvæmdir og rafbílavæðingu í fjöleignarhúsum sem stjórnvöld hafa lagt áherslu á og hvatt til. Húsfundir eru fyrsta skrefið í þeim efnum og er voðinn vís ef af stað er farið án samþykkis lögmætra húsfunda. Þess vegna var nauðsynlegt að lögheimila rafræna húsfundi og einfalda samskipti eigenda í húsfélögum, eins og í frumvarpinu var ráðgert. Það var ekki bara nauðsynlegt vegna eigenda heldur líka vegna viðskiptaöryggis og gagnvart viðsemjendum húsfélaga, svo sem verktökum og lánastofnunum.
Í grundvallaratriðum felur frumvarpið í sér tvenns konar breytingar á lögum um fjöleignarhús:
- Eigendum fjöleignarhúsa verði heimilað að halda rafræna húsfundi og nota rafræn skjöl og tölvupósta í samskiptum milli stjórnar og félagsmanna.
- Húsfélögum í fjöleignarhúsum þar sem bæði er að finna íbúðir og húsnæði sem nýtt er fyrir atvinnustarfsemi, verði heimilað að víkja frá ákvæðum laganna með setningu sérstakra húsfélagssamþykkta.
Rafrænir húsfundir og rafræn samskipti
Markmið frumvarpsins er að veita eigendum fjöleignarhúsa meira svigrúm og val um hvort húsfundir húsfélaga verði alfarið haldnir rafrænt eða að hluta til og hvort samskipti milli félagsmanna og stjórnar húsfélags verði rafræn. Að sama skapi er leitast við að gera slíkt fyrirkomulag löglegt með því að kveða á um það í lögunum að slíkt form húsfunda sé jafngilt því að mæta á húsfund í eigin persónu.
Tilefni lagasetningarinnar má meðal annars rekja til sóttvarnaaðgerða vegna COVID-19. Mörgum húsfélögum hefur í kjölfar samkomutakmarkana reynst torvelt og jafnvel ómögulegt að halda húsfundi samkvæmt lögum um fjöleignarhús frá því í mars árið 2020. Þá var ekki að finna beina lagaheimild í lögum um fjöleignarhús nr. 26/1994 til að halda rafræna húsfundi. Ákvæði laganna um fundarsköp voru sett áður en rafrænir samskiptamiðlar urðu jafnalmennir og raunin er og gera þau því ráð fyrir að húsfundir séu haldnir þannig að félagsmenn mæti á ákveðinn stað og séu viðstaddir fundinn í eigin persónu.
Stjórn húsfélags er heimilt að halda rafræna fundi, að einhverju leyti eða öllu, þó þannig að tryggt sé að eigendur og aðrir hlutaðeigendur geti tekið fullan þátt í fundarstörfum. Skal stjórnin kunngera ákvörðun sína með góðum fyrirvara og í síðasta lagi með fundarboðinu.
Stjórn húsfélags ákveður hvaða kröfur skuli gerðar til tæknibúnaðar. Í fundarboði skulu koma fram upplýsingar um tæknibúnað auk upplýsinga um hvernig félagsmenn tilkynna um rafræna þátttöku sína og hvar þeir geta nálgast upplýsingar um framkvæmd rafrænnar þátttöku í húsfundi.
Stjórn húsfélags skal sjá til þess að tæki sem notuð eru vegna rafræns fundar séu þannig að tryggt sé að uppfyllt séu lagaskilyrði sem gerð eru til húsfundar, þ.m.t. réttur félagsmanns til að sækja húsfund, taka þar til máls og greiða atkvæði. Tæknibúnaðurinn skal jafnframt gera það kleift að staðfesta með öruggum hætti hvaða félagsmenn sækja fundinn og hvaða tillögu- og atkvæðisrétt þeir hafa auk niðurstöðu atkvæðagreiðslna. Þegar fundur er að einhverju leyti rafrænn skal tæknibúnaðurinn tryggja að félagsmenn á fundarstað geti séð hverjir sækja fundinn rafrænt, taka þar til máls og greiða atkvæði. Sama á við um fjartengda félagsmenn gagnvart þeim félagsmönnum sem eru á fundarstað.
Stjórn húsfélags getur ákveðið að félagsmenn sem taka þátt í rafrænum húsfundi skuli leggja fram spurningar um dagskrá eða framlögð skjöl o.fl. sem tengist fundinum innan tilskilins frests. Að öðru leyti gilda ákvæði fjöleignarhúsalaganna eftir því sem við á um húsfundi sem haldnir eru með rafrænum hætti.
Stjórn húsfélags er heimilt að ákveða notkun rafrænna skjalasamskipta og samskipta milli stjórnar og félagsmanna í stað þess að senda eða leggja fram skjöl rituð á pappír. Í ákvörðun stjórnar skal koma fram til hvaða tilkynninga og samskipta ákvörðunin nær og hvernig er heimilt eða skylt að nota rafræn samskipti. Einnig skal koma fram hvar félagsmenn geta fundið upplýsingar um framkvæmd rafrænna samskipta og þær kröfur sem gerðar eru til tæknibúnaðar. Með öllu er óheimilt að afhenda án heimildar eða nota aðgangsorð eða annað sambærilegt til að vera viðstaddur eða taka þátt í rafrænum stjórnarfundi eða húsfundi, þ.m.t. greiða atkvæði. Brjóti eigandi eða afnotahafi verulega eða ítrekað gegn þessum tilmælum og áminningar hafa ekki tilætluð áhrif getur húsfélag með ákvörðun skv. B-lið 1. mgr. 41. gr. beitt úrræðum 55. gr. gagnvart viðkomandi.
Félagsmönnum er heimilt að skjóta öllum ákvörðunum stjórnar um rafræna fundi og rafræn samskipti til húsfundar án þess að slíks sé getið í fundarboði.
Halda má rafræna stjórnarfundi. Þó getur hver stjórnarmaður óskað þess að stjórnarfundur verði haldinn með hefðbundnu sniði og skal þá við því orðið. Að öðru leyti gilda ákvæði laga þessara um stjórnarfundi og notkun rafrænna skjala eftir því sem við á um rafræna stjórnarfundi og samskipti í tengslum við þá.
Stjórn húsfélags getur undirritað skjöl sem varða meðferð og skráningu fjöleignarhúss í opinberum skrám, ef þau hafa einvörðungu að geyma samantekt, skráningu og lýsingu á húsi og skiptingu þess í samræmi við þinglýstar heimildir og útreikning á hlutfallstölum í samræmi við gildandi reglur þar að lútandi, þegar eignarhlutar eru sex eða fleiri en ella skulu slík skjöl undirrituð af meiri hluta eigenda, annaðhvort miðað við fjölda eða hlutfallstölur, svo sem undirritun skjals vegna endurnýjunar á lóðarleigusamningi og undirritun eignaskiptayfirlýsingar.
Utanaðkomandi fundarstjóri og fundarritari
Stjórn húsfélagsins getur falið utanaðkomandi sérfræðingi að stjórna húsfundi enda sé þess getið í fundarboði og samþykkt á fundinum af einföldum meiri hluta fundarmanna, annaðhvort miðað við fjölda eða eignarhluta.
Einnig er stjórn heimilt að fá utanaðkomandi aðila til að rita fundargerð. Skal hún síðan undirrituð skriflega eða rafrænt af fundarstjóra og ritara. Heimilt er á húsfundi að fela fundarstjóra og ritara að ganga endanlega frá og staðfesta fundargerð að afloknum fundi. Skal það gert svo fljótt sem kostur er.
Fjölbreytt húsnæði
Með frumvarpinu er leitast til við að bregðast við þeim auknu áherslum stjórnvalda í skipulagi þéttbýliskjarna um blandaða landnotkun og 20 mínútna bæinn. Með frumvarpinu er því lagt til að gerðar verði breytingar á lögum um fjöleignarhús þegar hús samanstanda af húsum með bæði íbúðum og húsnæði til annarra nota, svo sem fyrir atvinnustarfsemi.
Meginmarkmið frumvarpsins er að stuðla að jafnvægi við nýtingu á húsum, bæði séreignum og sameignum, á forsendum fyrirsjáanleika. Fyrirsjáanleikinn verður hvað best tryggður með setningu húsreglna sem hljóta samþykki eigenda viðkomandi húsa og er þinglýst og því öllum hlutaðeigandi kunnar. Með það fyrir augum að stuðla að sveigjanleika og jafnvægi milli þarfa íbúa og atvinnurekstrar í einstökum húsum er lagt upp með að reglurnar geti verið breytilegar innan tiltekinna marka.
Þannig eru fjölbreyttum húsnæðum veitt aukið svigrúm til að setja sér sérstakar samþykktir um viðhald, umhirðu og útlit. Þrátt fyrir meginreglur fjöleignarhúsalaganna um kostnaðarskiptingu skal kostnaður sem hlýst af ákvörðunum sem teknar eru á grundvelli ákvæða samþykktanna borinn af eigendum þeirra séreigna sem hafa frumkvæði að ákvarðanatökunni að því leyti sem kostnaðurinn er einvörðungu í þeirra þágu.
Elísa Arnarsdóttir, lögfræðingur
