Stjórn.
Í fjöleignarhúsum með sjö eignarhlutum eða fleiri skal vera stjórn sem kjörin er á aðalfundi sem halda skal fyrir apríllok. Í minni húsum er ekki skylt að hafa stjórn og halda eigendur þá saman um stjórnartauma og má fela einum þeirra forsvar. Annars er aðalstjórn að jafnaði skipuð þremur mönnum og er einn þeirra formaður.
Vandi fylgir vegsemd hverri.
Stjórnarseta í húsfélögum er ekki eftirsótt vegsemd. Stjórnarstörf eru tímafrek, vandasöm og oft vanþakklát. Einatt er grunnt á tortryggni, leiðindum og urg í húsfélögum og það er yfirleitt sælla að vera utan stjórnar. Það er nauðsynlegt að stjórnir og eigendur yfirleitt kunni skil á þeim reglum sem gilda um húsfélög og stjórn þeirra. Vitneskja um rétt og skyldur í húsfélagi skapar skilning og samstöðu sem er forsenda fyrir friði og farsælu starfi, eigendum og húsi til hags og heilla.
Kjörgengi- og kjörskylda.
Kjörgengir eru eigendur, makar þeirra eða sambúðarfólk og nánir ættingjar. Lögræði er kjörgengisskilyrði. Það er ekki skilyrði að stjórnamaður búi eða starfi í húsinu. Ekki er útilokað að fleiri úr sömu íbúð og fjölskyldu sitji saman í stjórn.
Á eigendum hvílir skylda að taka kjöri en engin sérstök þvingunarúrræði eru tiltæk í því efni. Vitaskuld geta gildar ástæður verið fyrir synjun á að taka kjöri. Það er ekki skilyrði fyrir kjöri að menn séu á aðalfundinum. Það eru ekki lagalegir meinbugir á því að fjarstaddir eigendur séu kjörnir í stjórn. Það er hins vegar ekki góð latína að kjósa menn í stjórn að þeim forspurðum eða gegn vilja þeirra.
Varamenn. Endurnýjun
Varamenn taka sæti aðalmanna við fráfall þeirra og langvinn forföll og þegar stjórnarmaður selur eign sína. Hins vegar er hæpið að kalla til varamann þótt stjórnarmaður sé fjarverandi á einstökum fundi eða um skamman tíma. Ef stjórnarmenn verða færri en kjörnir voru og séu varamenn ekki til staðar, verður að boða til aukaaðalfundar til að kjósa stjórnarmenn og varamenn. Hæpið að rétt sé að boða til aukaaðalfundar til að kjósa nýjan formann ef hann hverfur úr embætti. Verður að telja að stjórnin geti kosið nýjan formann og varaformann úr sínum hópi fram til næsta aðalfundar.
Frávikning. Afsögn. Sala.
Það er spurning hvort húsfundur sé bær að taka ákvörðun um að setja stjórn eða einstaka stjórnarmenn af. Með því fer hann með vissum hætti inn á valdsvið aðalfundar. Samt sem áður er það heimilt við sérstakar aðstæður. Það helgast af neyðarsjónarmiðum, eins konar félagslegum neyðarrétti. Það verður að vera unnt að bregðast við neyðaraðstæðum sem lama húsfélag og starfsemi þess. Þá getur stjórnarmaður hvenær sem er sagt af sér. Stjórnarmanni sem glatar félagsaðild sinni og kjörgengi með sölu á eign sinni, ber að segja af sér.
Verkefni og vald stjórnar.
Stjórnin fer með sameiginleg málefni milli funda. Stjórn getur takið ákvarðanir sem lúta að venjulegum daglegum rekstri og hagsmunagæslu. Hún má láta framkvæma minniháttar viðhald og viðgerðir og gert brýnar ráðstafanir.
Sé hins vegar um að ræða ráðstafanir og framkvæmdir sem ganga lengra ber stjórn áður að leggja þær fyrir húsfund. Á það við um allar ráðstafanir og framkvæmdir, sem eru verulegar hvað varðar kostnað, umfang og óþægindi. Gildir einu þótt um æskilegar og jafnvel nauðsynlegar ráðstafanir sé að ræða.
Stjórn húsfélags hefur afar þröngar heimildir t.d. varðandi framkvæmdir og þær eru því þrengri sem auðveldara er að kalla saman húsfundi. Stjórnin hefur ekkert sjálfstætt og endanlegt vald og félagsmenn geta skotið ákvörðunum hennar til húsfundar.
Stjórnarstörf eru yfirleitt ólaunuð.
Það er meginregla að stjórnarstörf eru ólaunuð. Þau bera blæ af þegnskyldu sem eigendum er almennt skylt að axla án sérstakrar þóknunar. Það er hins vegar óþolandi og óréttlátt þegar stjórnarstörf mæða árum saman á sömu mönnum meðan aðrir koma sér hjá stjórnarsetu. Í slíkum tilvikum er sanngjarnt og eðlilegt að jafna metin með launum til stjórnar.. Menn geti þá valdið um að vinna stjórn eða borga.
Stjórn getur ekki á eignin spýtur tekið ákvörðun um laun til sín, heldur verður að taka slíka ákvörðun á húsfundi. Stjórnarstörf geta verið mismikil eftir stærð húsa og umfangi og eðli verkefna á hverjum tíma. Stjórnarlaun geta eftir erli og vinnuframlagi verið eðlileg, sjálfsögð og sanngjörn í ofangreindu tilviki og fleirum, t.d þegar staðið er í umfangsmiklum framkvæmdum.
Aðkeypt þjónusta.
Stjórnin getur ef þörf krefur ráðið starfsmann sér til aðstoðar. Henni er einnig heimilt að fela sjálfstæðum verktaka að annast tiltekin stjórnarverkefni. Hún getur þannig keypt aðstoð og ráðgjöf sérfræðinga, s.s. verkfræðinga, bókara, endurskoðenda og lögmanna, sé það nauðsynlegt til að upplýsa mál og skapa frið og sátt og grundvöll fyrir upplýstum ákvörðunum. Sé kostnaður við slíkt umtalsverður miðað við hagsmunina og fjárhag og stærð húsfélagsins verður stjórnin að fara fetið og fá samþykki húsfundar áður.
Sem dæmi um verkefni sem stjórn getur ákveðið að kaupa án fundarsamþykktar er húsfundaþjónusta, þ.e aðstoð við fundahöld og fundastjórn. Það er oft nauðsynlegt að fá utanaðkomandi sérfræðinga til ráðgjafar og aðstoðar við fundi svo þeir fái sem best þjónað tilgangi sínum og hlutverki, sem er í grundvallaratriðum miðlun upplýsinga, skipti á skoðunum og ákvarðanataka.
Útvistun á stjórnarskyldum.
Stjórnin hefur þröngar heimildir til að fela utanaðkomandi aðila verkefni sín og skyldur. Þær eru yfirleitt þannig og þess eðlis að hún verður að axla þær og efna sjálf og á eigin ábyrgð. Dæmi eru um að stjórn hverfi nánast undir huliðshjálm og vísi eigendum sem vilja upplýsingar og skýringar á fyrirtæki út í bæ. Fjöleignarhúsalögin leyfa slíkt innan vissra marka og varðandi tiltekin verkefni en víðtækt fráhlaup frá skyldum fer í bága við þau. Ábyrgð stjórnamanna er rík og þeir geta ekki hlaupið frá henni og skýlt sér þá bak við slíkan þjónustuaðila.
Er rík ástæða til að hvetja stjórnir fjöleignarhúsa til að gleyma ekki lagaskyldum sínum og ganga ekki of langt í þessu efni. Það getur dregið dilk á eftir sér, t.d. valdið lögleysi ákvarðana og ráðstafana og að greiðsluskylda stofnast ekki. Stjórn eða einstakir stjórnarmenn geta með ráðslagi sínu bakað sér bótaskyldu gagnvart húsfélaginu eða einstökum eigendum.
Gát gagnvart gylliboðum,
Þjónustufyrirtæki á þessu sviði eru rekin með hagnað að leiðarljósi en ekki af einskærri góðsemi. Það er gott og blessað. Þau þurfa skiljanlega að fá fyrir sinn snúð og þjónusta þeirra er oft dýrari en í upphafi virtist. Oft eru samningar ekki eins hagstæðir og menn töldu í upphafshrifningu. Þegar allt kemur til alls og menn margfalda það sem margfalda þarf er kostnaðurinn oft meiri en menn óraði fyrir. Þjónustan er svo ofan í kaupið ekki alveg ein góð og mikil og menn töldu og hagurinn minni. Er stjórnum húsfélaga rétt að vera á varðbergi gagnvart gylliboðum á þessu sviði sem öðrum.
Nokkur fyrirtæki hafa haslað sér völl á þessu sviði og eru sum betri en önnur eins og gengur. Stundum virðist skorta á lagaþekkingu og vönduð og ábyrg vinnubrögð hjá þessum fyrirtækjum sem hefur dregið dilk á eftir sér. Um það vitna dómar og kærunefndarálit.
Upplýsingaskylda stjórnar.
Sú skylda hvílir á stjórn að hún haldi eigendum upplýstum um allt sem máli getur skipt um fjármál og rekstur húsfélagsins og starfsemi þess. Er henni skylt að veita eigendum upplýsingar og skýringar um öll atriði er varða sameiginlegt viðhald, efnahag og fjárhagsstöðu. Þessi upplýsingarskylda er nauðsynleg til að eigendur geti sett sig inn í mál og gætt hagsmuna sinna og veitt stjórninni eðlilegt aðhald. Starfsemi húsfélags á að vera gegnsæ og þar eiga engin leyndarmál eða pukur að viðgangast. Upplýsingar geta bæði verið gefnar á fundi og utan funda, munnlega eða skriflega eða með afhendingu gagna eða ljósrita. Er stjórn skylt að láta eigendum í té ljósrit fundargerða, bæði húsfunda og stjórnarfunda. Hafa eigendur rétt til að skoða bækur félagsins, skjöl, reikninga og bókhaldgögn.
Lögfylgni og góð ráðgjöf.
Það verður seint ofpredikað fyrir forsvarsmönnum húsfélaga að fara að lögum í hvívetna og leita sér góðrar lögfræðilegrar ráðgjafar þegar á reynir og álitaefni koma upp í stað þess að ana áfram í lögvillu og enda í ógöngum sem sneiða hefði mátt hjá með ábyrgri leiðsögn.
Brýn nauðsyn er á því fara rétt og löglega að í öllu varðandi rekstur og fjármál húsfélaga, s.s. töku ákvarðana, fundahöld, stjórnun, rekstur. Afleiðingarnar geta orðið alvarlegar ef menn verða viðskila við lögin. Það er afar mikilvægt fyrir forsvarsmenn húsfélaga að kynna sér vel þau lög sem um húsfélög gilda og leita ráða hjá góðum ráðgjöfum sem vita og kunna.
Húsfunda- og lögfræðiþjónusta.
Lögfræðiþjónusta er þungamiðjan í starfsemi Húseigendafélagsins. Félagið býr yfir mikilli og sérhæfðri þekkingu og reynslu í fasteignalögfræði, ekki síst í málum fjöleignarhúsa og húsfélaga.
Það er skynsamleg og ódýr hagsmunagæsla og tryggingarráðstöfun fyrir húsfélög að ganga í félagið og öðlast með því aðgang að sérhæfðri lögfræði- og húsfundaþjónustu, sem tryggir lögmæta húsfundi og að rétt sé staðið að töku ákvarðana. Fundarstjóri er sérfróður lögfræðingur sog lögfræðingar félagsins aðstoða við allan undirbúning fundar.
Með því nýta þjónustu Húseigendafélagsins geta húsfélög, eigendur og viðsemjendur, treyst því að fundur sé löglegur og ákvarðanir séu rétt teknar og lögum samkvæmt. Þannig má sneiða hjá ógöngum og tjóni. Það skal átréttað að félagsaðild er forsenda fyrir þjónustu félagsins.
_________________________
SHG.
Febrúar 2021.
